Egy rendszer bevezetése soha nem egyszerű. Első lépésként gondoljuk át, mit is szeretnénk, mit várunk el vezetőként, egy vállalatirányítási rendszertől. Végig kell gondolni azt is, hogy mit várnak el kollégáink egy komplett rendszertől. Készítsünk, készíttessünk listát azokról a problémákról, amelyek miatt úgy gondoljuk szükséges váltani egy vállalatirányítási rendszerre. Ha listánk elkészült, próbáljuk meg kategóriákba sorolni azokat. Például: számlázási/pénzügyi problémák, megrendelések kezelésével kapcsolatos gondok, készletkezelési problémák, stb.

A kiválasztás fontos és hosszadalmas folyamat. Az első lényeges kérdés: kész megoldásra, vagy egyedi fejlesztésre van szükségünk? A "dobozos" termék általában olyan szoftverek, amelyeknek működése és felépítése egy általános logika mentén kerül kialakításra. Minden területen tartalmazzák a szükséges minimális funkciókat, bizonyos fokig paraméterezhetőek, de szélsőséges egyedi igények kezelését többnyire nem teszik lehetővé. Ha dobozos terméket választunk, tisztában kell lennünk vele, hogy nincs olyan rendszer, amely teljes mértékében lefedheti a cég működését.

Egy egyedi rendszer kifejlesztése akkor a leghatékonyabb, ha saját fejlesztő gárdával, vagy olyan beszállítóval dolgozunk együtt, aki az erőforrásait teljes mértékben rendelkezésünkre tudja bocsátani. Egyedi megoldások esetében a fejlesztőnek szinte együtt kell élnie a cég folyamataival, és pontosan át kell látnia azokat.

Lehetőség szerint már rögtön a tárgyalások elején jelöljünk ki egy kollégát házon belül, aki átlátja a cég folyamatait, és bízzuk meg azzal, hogy Ő legyen a felelőse a bevezetésnek. Mint belső projektvezető hatékony segítség lehet a bevezető cég számára, és hatékony segítség a többi kollégának is. Vegyen részt minden oktatáson és tanulja meg a rendszer legfőbb összefüggéseit.

Nem kell minden felhasználónak mindent tudnia. Nagyon kevés olyan felhasználó van, aki szeretne többet tudni, mint ami a saját munkájának elvégzéséhez szükséges. Mindenképpen külön-külön részlegenként végezzük el a betanítást, így a bevezető partnernek is egyszerűbb átadni az információ „morzsákat" a felhasználóknak. Az viszont fontos, hogy minden egyes felhasználónak legyen fogalma arról, hogy az általa végzett tevékenység miként kapcsolódik a teljes rendszerhez, ezért szervezzünk egy olyan betanítást is, amelyen minden kolléga részt vesz, és a teljes rendszer elvi működését, ismerhetik meg.

Fotó: FreeDigitalPhotos

Sikerescég.hu/Piac és Profit